はじめに

情報システム部門と総務・人事部門の担当者の課題　

• SaaSアカウントの発行・削除に手間と時間がかかっている。
• 退職者のアカウント削除漏れが心配で、セキュリティリスクが不安。
• 「オフボーディング」作業（アカウントの権限剥奪や情報共有など）に抜け漏れが発生しがち。

本ページでは、これらの課題をIT Expert Services SaaS管理で解決するための運用事例をご紹介します。

IT Expert Services SaaS管理で実現する「アカウント運用サイクル」

これらの課題は、IT Expert Services SaaS管理の「アプリ連携」「メンバー管理」「オートメーション」機能を組み合わせることで、自動化・効率化できます。

本運用事例では、従業員マスタ（メンバー）を起点としたアカウント発行から削除までを、以下のステップで実現するフローをご紹介します。

ステップ1：アプリ連携

• 人事系のSaaSなどIT Expert Services SaaS管理の従業員マスタ（メンバー）となるアプリを連携します。
  • アプリカタログからアプリを連携する
• 連携アプリ（例）
  • freee人事労務
  • Google Workspace
  • HRMOSタレントマネジメント
  • カオナビ
  • KING OF TIME
  • Microsoft 365
  • Microsoft Entra ID
  • SmartHR
• IT Expert Services SaaS管理では従業員マスタに制限がなく IT Expert Services SaaS管理で連携できる全てのアプリを従業員マスタとして設定することができます。

ステップ2：メンバーインポート設定

• 連携したアプリから、従業員マスタとなるメンバー情報をIT Expert Services SaaS管理にインポートする設定を行います。
  • 連携アプリ（例）にあるアプリはメンバーインポート設定がほぼ自動で設定されます。
    • ［共通］メンバーインポートを設定する
    • ［マイアプリ］メンバーインポート時に部署の階層構造をそのまま取り込み自動作成する

ステップ3：メンバー作成

• 新入社員が入社したタイミングで人事系のSaaSにアカウント情報を追加すると、アカウント同期をトリガーにIT Expert Services SaaS管理にメンバーが自動で作成されます。
  • メンバー作成の詳細ヘルプ

得られるメリット：

• 手作業がゼロに：手動でメンバー情報を入力する必要がなくなり、作業工数が大幅に削減されます。

ステップ4：アカウント発行の自動化（入社時）

• 人事系SaaSで従業員を追加すると、IT Expert Services SaaS管理のメンバーが自動で作成されます。それをトリガーに、『メンバーが作成されたら実行』というオートメーションが起動し、従業員が必要なSaaSアカウントを自動で発行できます。

  • アカウント自動発行のデモ
    

  ※自動オートメーションを機能させるためには、IT Expert Services SaaS管理が提供しているアプリのアクションを元にオートメーションを事前に設定する必要があります。
  対応アプリ・対応アクションの一覧
  オートメーションの詳細ヘルプ
   

  • オートメーションの設定方法のデモ
    

得られるメリット：

• オンボーディングがスムーズに：入社初日から必要なアプリを使えるようになるため、新入社員の立ち上がりを早められます。
• 発行漏れを防止：システムが自動で発行するため、人為的なミスや漏れがなくなります。
   

ステップ5：アカウント削除の自動化（退職時）

• 人事系SaaSに退職日などの情報が追加され、IT Expert Services SaaS管理のメンバー情報が更新されると、それをトリガーに「メンバーが更新されたら実行」というオートメーションが起動し、従業員が必要なSaaSアカウントを自動で削除・停止できます。
• このオートメーションによって、退職者が利用していたSaaSアカウントを自動で削除することができます。
  
  ※自動オートメーションを機能させるためには、IT Expert Services SaaS管理が提供しているアプリのアクションを元にオートメーションを事前に設定する必要があります。
  対応アプリ・対応アクションの一覧
  オートメーションの詳細ヘルプ

得られるメリット：

• セキュリティリスクをゼロに：退職者のアカウント削除漏れがなくなり、情報漏洩や不正アクセスのリスクを根本から解消します。
• 作業工数の大幅な削減：各SaaS管理画面を個別に確認・削除する手間がなくなり、退職者対応にかかる時間を大幅に削減できます。

最後に：IT Expert Services SaaS管理を導入するメリット

これまでの運用事例でご紹介したように、IT Expert Services SaaS管理を導入することで、SaaSアカウントの運用を劇的に改善できます。

• 工数とコストを大幅に削減: 新入社員のオンボーディングや退職者のオフボーディングにかかる手作業を自動化し、運用コストとSaaSの無駄なコストを同時に削減できます。
• セキュリティリスクを大幅に軽減: アプリ連携によって、存在を把握していなかったアカウント（シャドーアカウント）を発見し、一元管理が可能になります。また、退職者のアカウント削除を自動化することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを大幅に軽減します。
• 運用の標準化と属人化の解消: 誰でも簡単にSaaSアカウントのライフサイクルを管理できるようになり、担当者が変わってもスムーズな運用が可能になります。

これらのメリットは、単なる「便利な機能」にとどまりません。IT Expert Services SaaS管理は、セキュリティリスクやヒューマンエラーを根本から解消し、企業の成長と安心を支える確かな土台となるものです。