共有ファイルを棚卸しする – IT Expert Services SaaS管理

本ページでは、共有ファイルを棚卸しする方法について説明します。

ファイルの主な機能

組織内外に共有されているファイルを棚卸すことのできる機能です。
現在はGoogle Drive・Box・Dropbox・OneDrive・SharePointに対応しています。
- Google Driveの同期設定については「Google Driveのファイル同期を設定する」のヘルプページをご確認ください。
- OneDrive・SharePointの同期設定については「OneDrive・SharePointのファイル同期を設定する」のヘルプページをご確認ください。

以下のフィルターを適用して、表示するファイルを絞り込むことが可能です。

ファイル更新日	ファイルが最後に更新された日付で絞り込みます。過去1ヶ月などの相対指定や特定の日付範囲での指定が可能です。
アプリ	現在はGoogle Drive・Box・Dropbox・OneDrive・SharePointに対応しています。
ファイルの公開範囲	・URLを知っている人全員・外部共有・内部共有
保存場所	・個人（マイドライブ、個人のOneDriveなど）・組織（共有ドライブ、SharePointなど）
ファイルの種類	PDFやスプレッドシートなど、ファイルの形式で絞り込みます。
共有されたメンバー	特定のメンバーに共有されているファイルを絞り込みます。複数のメンバーを指定可能です。
共有メンバーのドメイン	・社内ドメイン・社外ドメインファイルが共有されているユーザーのメールアドレスのドメインで絞り込みます。社内 / 社外の判定は［設定］メニュー →［メールドメイン］への登録有無によって判断されます。詳細はメールドメインを設定するをご確認ください。
オーナー	ファイルの所有者で絞り込みます。
最終アクセス日	ファイルが最後にアクセスされた日付で絞り込みます。

フィルターを適用した状態で［CSVエクスポート］を実行すると、現在のフィルターが適用された状態のデータがエクスポートされます。

詳細は「共有ファイルをCSVでエクスポートする」のヘルプページをご参照ください。

「ファイルの公開範囲」は以下の3種類です。

「そのファイルの共有状況が外部共有なのか、内部共有なのか、URLを知っている人全員なのか」の判断はIT Expert Services SaaS管理では行っておらず、各アプリが判断した結果をIT Expert Services SaaS管理が取得して表示しています。

「URLを知っている人全員」には以下のようなファイルが含まれます。

「内部共有」になる条件は各アプリによって異なりますが、概ね以下のようなファイルが含まれます。

「外部共有」には以下のようなファイルが含まれます。

IT Expert Services SaaS管理のファイル管理機能から共有先を削除することが可能です。

なお現在、共有先の追加はできない仕様となっております。