本ページでは、共有ファイルを棚卸しする方法について説明します。
ファイルの主な機能
- 組織内外に共有されているファイルを棚卸すことのできる機能です。
- 現在はGoogle Drive・Box・Dropboxに対応しています。
- Google Driveの同期設定については「Google Driveのファイル同期を設定する」のヘルプページをご確認ください。
フィルター
以下のフィルターを適用して、表示するファイルを絞り込むことが可能です。
- ファイル更新日
- アプリ
- ファイルの公開範囲
- ファイルの種類
- メンバ－
フィルターを適用した状態で［CSVエクスポート］を実行すると、現在のフィルターが適用された状態のデータがエクスポートされます。
詳細は「共有ファイルをCSVでエクスポートする」のヘルプページをご参照ください。
ファイルの公開範囲の定義
「ファイルの公開範囲」は以下の3種類です。
- URLを知っている人全員
- 外部共有
- 内部共有
「そのファイルの共有状況が外部共有なのか、内部共有なのか、URLを知っている人全員なのか」の判断はIT Expert Services SaaS管理では行っておらず、各アプリが判断した結果をIT Expert Services SaaS管理が取得して表示しています。
「URLを知っている人全員」には以下のようなファイルが含まれます。
- Google Driveにおいて、「URLを知っている全員」に共有されている
「内部共有」になる条件は各アプリによって異なりますが、概ね以下のようなファイルが含まれます。
- 組織内のユーザーであれば誰でも検索してアクセス可能
- 組織内のリンクを知っているユーザーであれば誰でもアクセス可能
- 共有先のメールアドレスやグループのドメインが、アプリに登録されているドメインと一致する
- Dropboxにおいて、「チームメンバー」に共有されている
「外部共有」には以下のようなファイルが含まれます。
- 「内部共有」に該当しない
- Google Driveにおいて、「URLを知っている全員」に共有されている
アクションの種類
IT Expert Services SaaS管理のファイル管理機能から共有先を削除することが可能です。
なお現在、共有先の追加はできない仕様となっております。