本ヘルプでは、IT Expert Services SaaS管理で管理しているメンバーが退職した場合の対応方法についてご紹介します。
従業員が退職した場合の対応方法
従業員が退職した場合、IT Expert Services SaaS管理にて以下2つの対応を行うことを推奨いたします。
- 退職した元従業員の［利用中のアプリ］に対応漏れがないかを確認する
- 退職した元従業員の在籍ステータスを「離職済」に変更する、あるいは「削除」「完全削除」を実施する
「離職済」「削除」「完全削除」の違い
退職後も元従業員をIT Expert Services SaaS管理のメンバーとして残すか否かによって、対応方法が異なります。事前に以下のケースをご確認いただき、貴社の運用にあった方法にてご対応ください。
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退職者をIT Expert Services SaaS管理のメンバーとして「残したい」場合
- 退職後もIT Expert Services SaaS管理のメンバーとして残したい場合には、退職者のメンバーの在籍ステータスを「離職済」に変更します。
- 在籍ステータスを「離職済」に変更することで、引き続きIT Expert Services SaaS管理上で退職した元従業員の「姓・名」や「メールアドレス」「入社日」「離職日」などの個人情報を残すことができるので、貴社のルールとして一定期間、IT Expert Services SaaS管理上でも退職した元従業員の情報を保管されたい場合に推奨いたします。
- 「離職済」としてメンバーを残すことで、退職処理時には検知していなかったアカウント（部門管理アプリなど）を将来的に検知した際にシャドーアカウントではなく、離職済メンバーのアカウントとして検知・特定することができます。
- 在籍ステータスが「離職済」のメンバーは、課金対象外となります。
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退職者をIT Expert Services SaaS管理のメンバーとして「残さない」場合
- 退職後はIT Expert Services SaaS管理のメンバーとして残さない場合には、「削除」もしくは「完全削除」を実施します。
- 削除を実行した場合には、［設定］>［削除済みメンバー］からプロフィール情報（メールアドレスと部署情報以外）を閲覧することができますが、一度、削除を実施したメンバーを再度、メンバー画面に戻すことはできません。
- 完全削除を実行した場合、退職した元従業員のすべての情報を閲覧することができなくなります。
- 「削除」もしくは「完全削除」を実施したメンバーは、課金対象外となります。
従業員が退職した際の対応手順
以下に従業員が退職した際の対応手順を記載いたします。
1. 退職した元従業員の[利用中のアプリ]に対応漏れがないかを確認する
従業員の退職に合わせて、アカウントの削除や利用停止など貴社のルールに従い、必要な対応が完了しているかどうかを確認します。メンバーページを開き、検索ボックスに退職者の名前やメールアドレスを入力し、検索します。
メンバーを選択し、［プロフィールを見る］をクリックします。
利用中のアプリが存在しないか、アプリのステータスは停止になっているかなど、退職に伴うアカウント処理について対応漏れがないかを確認します。
ご注意事項
- 人事システム等のように退職者のアカウントを一定期間、残したい場合には、削除いただく必要はございません。貴社内での退職者管理のルールに沿って、ご判断いただくようにお願いします。なお、削除されない場合は、アカウントのステータスが「退職済」になっているかなど、退職者に適したステータス情報になっているかどうかをご確認いただくことを推奨いたします。
例：SmartHR側で退職処理を実施したアカウントの場合
※ステータス情報はアプリによって取得可否/表記内容が異なりますので、ご注意ください。
利用中のアプリが存在する場合で、デプロビジョニングに対応しているアプリの場合には、三点リーダーをクリックし、アカウント削除を実行します。
例：Boxのアカウントを削除する場合
どのSaaSがアカウント削除に対応しているのかなど、各アプリの対応アクションについては、以下のヘルプをご参照ください。
⏩ ご参考：対応アプリ・対応アクションの一覧
また、削除/停止時のデータ移行等のオプションに対応しているアプリの場合、オプションを指定するモーダルが表示されるので、移行に関する設定を行います。
例：Googleのデータを移行する場合
詳細は以下のヘルプをご参照ください。
⏩ ご参考：メンバーページからアプリのアカウントを削除/停止する
2-1. 退職した元従業員の在籍ステータスを「離職済」に変更する
従業員の退職に合わせて、貴社のルールに従い、IT Expert Services SaaS管理上で退職処理を実施します。退職した元従業員をメンバーとして残したい場合には、在籍ステータスを「離職済」に変更します。変更方法は「手動」と「条件をもとにした自動変更」の2つがあります。
①手動で「離職済」に変更する場合
メンバーページを開き、検索ボックスに退職者の名前やメールアドレスを入力し、検索します。
メンバーを選択し、［プロフィールを見る］をクリックします。
［プロフィール］をクリックします。
画面を下にスクロールし、「在籍情報」枠の右上にある ［在籍情報を編集］をクリックします。
在籍ステータスは、「離職済」を選択し、［更新］をクリックします。
該当メンバーの在籍ステータスが、「離職済」に変更されたことを確認します。
▼ メンバープロフィール画面
▼ メンバー画面
補足情報
- 退職した元従業員の在籍ステータスを「離職済」に変更することで、アカウント画面より、離職済メンバーに紐付くアカウント情報を確認することができます。
▼ アカウント画面
②条件をもとに自動で「離職済」に変更する場合
インポート元とするアプリ側のアカウント属性項目に、特定の文字列が入力された場合や現在（本日）より過去（前）の日付が入力されている場合、メンバーの在籍ステータスを「離職済」とする条件を指定することができます。
ここでは、SmartHRを例にご案内します。
マイアプリページを開き、メンバー取込元に設定しているアプリを選択します。
［設定］をクリックし、［メンバーインポート］をクリックします。
「在籍ステータス」項目の右横の三点リーダーをクリックし、［作成］をクリックします。
在籍ステータスのインポート元設定が表示されます。ここでは［パターンマッチ］を使用して「休職中」か「離職済」に自動で変更する方法をご案内します。
［パターンマッチ］を選択すると、以下のモーダルが表示されます。
アカウントの属性［設定する］をクリックします。
アカウントの属性「在籍状況」を選択します。
次にパターンを追加していきます。［パターンを追加］をクリックします。
［パターンを追加する］をクリックすると以下の画面に切り替わるので、「パターン1」に「休職中」、値に「休職中」とそれぞれ選択します。
休職中の設定が完了したので、次に［パターンを追加］をクリックして離職済の設定をします。
「パターン2」に「退職済み」、値に「離職済」とそれぞれ選択します。
最後に「入力がいずれのパターンにもマッチしなかった場合」の設定をします。
今回の例の場合、SmartHR側の「在籍状況」が「休職中」または「退職済み」いずれにも合致しない場合、在籍ステータスが「在職中」となるような設定になります。
在籍ステータスから「在職中」を選択します。
設定に相違ないか確認した上で、「メンバーインポート項目を追加」をクリックします。
メンバーインポート項目が変更されたことを確認します。
ご注意事項
- アカウント属性を元にした在籍ステータスの条件に一致しない場合のメンバーの在籍ステータスは「在籍中」となりますので、本運用前に人事システム側で在籍状況を変更した際にIT Expert Services SaaS管理上のメンバーの在籍ステータスが更新されるかどうか事前にご確認いただくようにお願いします。
- アプリ側で在籍状況を「退職済み」に変更するタイミング（SmartHRのみ）、あるいは「離職済」となる条件に変更するタイミング（新方式メンバーインポート対応アプリ）とIT Expert Services SaaS管理のメンバー情報への反映までにタイムラグが生じる場合、月末日までにIT Expert Services SaaS管理側のメンバー情報が更新されず意図しない課金が発生する可能性があります。
例：SmartHRの「退職に伴う、権限の自動変更」
こちらの設定が有効の場合、『退職日の翌日0時以降にSmartHR上で、従業員が自動で退職者に変更』となりますので仮に、SmartHR上にて退職年月日が「2024年4月30日」の従業員が存在した場合、2024年5月1日に順次「退職済み」アカウントになります。ただし、IT Expert Services SaaS管理における課金対象IDの算出タイミングが、「毎月月末締め」となりますので、上記の退職年月日が「2024年4月30日」のメンバーは、IT Expert Services SaaS管理の4月課金対象には含まれる形となります。そのため、IT Expert Services SaaS管理の課金対象に含めたくない場合には、SmartHRの「退職年月日」を月末最終日を避けるなど、事前にご確認・ご検討いただくようにお願いします。
そのほか、課金に関わる在籍ステータスのご注意事項については、以下のヘルプをご参照ください。
⏩ ご参考：IT Expert Services SaaS管理の課金対象ID数を確認したいです
2-2. 退職した元従業員を「削除」する
従業員の退職に合わせて、貴社のルールに従い、IT Expert Services SaaS管理上で退職処理を実施します。退職した元従業員を削除する場合には、以下のヘルプをご参照ください。
⏩ ご参考： メンバーを削除する
ご注意事項
- IT Expert Services SaaS管理で削除を実施した場合でも、人事システム側に退職した元従業員のアカウントが残っている場合、メンバーインポートによりメンバーが再作成される可能性がございますので、事前に除外フィルターを設定するようにお願いします。詳細は以下のヘルプの「削除済みのメンバーが、メンバーインポートにより再作成される」をご参照ください。
⏩ ご参考： IT Expert Services SaaS管理の課金対象ID数を確認したいです
2-3. 退職した元従業員を「完全削除」する
退職した元従業員を完全削除する場合には、一度メンバーを削除し、削除済みメンバー画面から完全削除を実施する必要があります。
詳細は以下のヘルプをご参照ください。
⏩ ご参考： 削除済みメンバーを確認/完全削除する