本ページでは備品管理のマスタ項目を定義する方法を説明します。
IT Expert Services SaaS管理上に備品マスタを作成するためには、下記の2ステップで進めることを推奨しております。こちらでは、ステップ1の「備品管理のマスタ項目を定義する」について説明します。
- 備品管理のマスタ項目を定義する（種別や属性、ステータスなど）
- 備品を追加する
備品管理のマスタ項目を定義する
IT Expert Services SaaS管理に備品を登録する前に管理する備品情報の「マスタ項目」を以下の流れで定義していきます。
マスタ項目を定義する流れ
- 備品管理の種別（対象）と属性（管理項目）を整理する
- 備品管理マスタ項目シートに入力する
- 備品属性を追加する
- 備品種別を追加し、属性と紐付ける
- 備品ステータスを追加する （※任意）
- 備品保管場所を追加する （※任意）
- 「備品種別」と「備品属性」は備品情報を追加する前に必ず事前に設定ください。仮に未登録の種別をCSVファイルに入力し、インポートした場合「存在しないカテゴリーです」とエラーメッセージが表示されます。
- 「備品保管場所」と「備品ステータス」は、備品情報を追加する前の事前設定は必須ではありません。未登録の保管場所やステータスをCSVファイルに入力し、インポートすることが可能です。インポート完了後、備品保管場所や備品ステータスの一覧画面に自動で追加されます。
1. 備品管理の種別（対象）と属性（管理項目）を整理する
備品種別と備品属性が未登録の場合、備品情報を登録することができないため、備品情報を登録する前に「種別」と「属性」について検討します。備品管理台帳（Excelなど）をお持ちの場合には、台帳をもとにIT Expert Services SaaS管理で管理する種別（対象）と属性（管理項目）について整理します。
【備品管理台帳イメージ】
なお、備品管理台帳（Excelなど）をお持ちではない場合には、以下の対象例を参考にPCやモニターなどのIT機器のみを管理対象とするのか、事務用品や日用品などの社内備品全体を網羅的にIT Expert Services SaaS管理に登録するかどうかなどを検討します。
【一般的な備品管理の対象例】
| 備品カテゴリ | 備品種別 |
|---|---|
| IT機器 | パソコン、スマートフォン、タブレット、モニター、カメラ、モバイルWiFi、SDカード、USBメモリ、ハードディスクなど |
| 事務用品 | ボールペン、鉛筆、ノート、ファイル、印鑑、各種封筒、名刺、請求書や領収書などの各種伝票、コピー用紙 |
| 日用品 | ティッシュペーパー・トイレットペーパー、ゴミ袋、石鹸・洗剤、電球・蛍光灯、社内用のお茶やコーヒーなど |
| 什器 | 椅子、机、ハンガーラック、ソファー、パーテーションなど |
また、どのような属性（管理項目）が必要かどうかも合わせて整理します。
【備品管理の属性（管理項目）例】
- IT機器
- メモリ
- CPU
- モニターサイズ
- 資産番号
- 型番
- 使用者
- 購入日
- 購入金額
など
- 消耗品
- 在庫数
- 購入ルート
- 購入日
- 購入金額
- 在庫数
- 在庫保管場所
など
2. 備品管理マスタ項目シートに入力する
手順1で整理した情報とIT Expert Services SaaS管理初期登録済みの種別（対象）・属性（管理項目）を照合し、不足している種別と属性を「備品管理マスタ項目シート」に入力します。
【初期登録済みの備品種別一覧】
| 番号 | 備品種別名 |
|---|---|
| 1 | デスクトップPC |
| 2 | ラップトップPC |
| 3 | iPhone |
| 4 | iPad |
| 5 | モニター |
| 6 | ヘッドセット |
| 7 | モバイルWiFi |
| 8 | カメラ |
| 9 | プロジェクター |
| 10 | 会議用スピーカー |
| 11 | ICレコーダー |
| 12 | 外付けHDD |
| 13 | 外付けDVDドライブ |
【初期登録済みの備品属性一覧】
| 番号 | 備品属性名 | 種類 | 備考（選択項目） |
|---|---|---|---|
| 1 | CPU | テキスト | |
| 2 | メモリ | テキスト | |
| 3 | OS | テキスト | |
| 4 | ストレージ容量 | 数値 | |
| 5 | キーボード配列 | 選択 | JIS,US |
| 6 | モニターサイズ | 数値 | |
| 7 | 型番 | テキスト | |
| 8 | 調達日 | 日付 | |
| 9 | 調達方法 | 選択 | 直接購入,リース |
| 10 | 取得価格 | 数値 | |
| 11 | 保守期間 | 日付 | |
| 12 | メモ | 複数行テキスト |
【備品管理マスタ項目シート】
追加が必要な種別と属性を入力します。また、併せて属性については、必須入力とするか否かについても検討します。
備品管理マスタ項目シートのフォーマットは、「IT Expert Services SaaS管理備品管理マスタ項目シート」からダウンロードいただけます。
（スプシ名は、【shared】freee IT管理_備品管理マスタ項目シートとなっています。ダウンロード後、任意の名前にご変更ください。）
3. 備品属性を追加する
手順2で作成した備品管理マスタ項目シートをもとに追加したい備品属性を登録します。
備品属性を予め登録していない場合、備品種別と属性を紐付けることができないため、追加したい属性項目がある場合には、種別を追加する前に実施してください。
-
［設定］メニュー →［備品属性］を選択します。
- ［追加］をクリックします。
- 「備品属性を追加」画面が開くので、備品属性の名前を入力します。
- 名前に合ったアイコンを選択します。
-
種別情報を入力する際の種類を選択します。
【備品属性の種類一覧】番号 備品属性の種類名 説明 1 日付 日付を入力またはカレンダーから選択できます。 2 数値 数字のみ入力できます。 3 選択 予め設定した選択肢からプルダウンで選択できます。 4 テキスト テキストで入力できます。 5 複数行テキスト 複数行テキストで入力できます。 種類［選択］を選択した場合には、オプションを追加し選択肢を設定します。
例：備品属性に「担当部署」を追加し、部署名を選択肢に設定する場合
- 入力完了後、［追加］をクリックすると属性一覧に追加されます。
4. 備品種別を追加する
手順2で作成した備品管理マスタ項目シートをもとに追加したい備品種別を登録します。
-
［設定］メニュー →［備品種別］を選択します。
- ［追加］をクリックします。
- 「種別を追加する」画面が開くので、アイコンを選択し、備品の種別名を入力します。
- ［属性を追加］をクリックし、備品属性項目を追加し、種別と属性を紐付けます。1つの種別に複数の属性を紐付けることができます。
複数の備品種別に一括で備品属性を追加したい場合は、「複数の備品種別に一括で備品属性を追加する」のヘルプページをご覧ください。 - 入力を必須にしたい属性項目はチェックボックスにチェックを入れ、［追加］をクリックします。
5. 備品保管場所を追加する
［備品保管場所］は、備品情報を追加する前の事前設定は必須ではありません。未登録の保管場所をCSVファイルに入力し、インポートすることが可能です。インポート完了後、備品保管場所の一覧画面に自動で追加されます。
-
［設定］メニュー →［備品保管場所］を選択します。デフォルトでは何も設定されていないため、必要に応じて追加ください。
- 備品保管場所を追加したい場合には、［追加］をクリックします。
- 保管場所名等を入力し、［追加］をクリックすると保管場所一覧に追加されます。
6. 備品ステータスを追加する
［備品ステータス］は、備品情報を追加する前の事前設定は必須ではありません。未登録のステータスをCSVファイルに入力し、インポートすることが可能です。インポート完了後、備品ステータスの一覧画面に自動で追加されます。
-
［設定］メニュー →［備品ステータス］を選択します。
-
備品ステータスを追加したい場合には、［追加］をクリックします。デフォルトでは、以下の項目がステータスとして追加されています。
【初期登録済みの備品ステータス一覧】番号 備品属性名 1 利用 2 在庫 3 廃棄済み 4 所在不明 5 未整備 6 修理予定 7 修理中 - ステータス名を入力し、色を設定し［追加］をクリックするとステータス一覧に追加されます。
- ［並び替え］からステータスの表示順を変更することも可能です。